Digitale soevereiniteit in de praktijk: hoe FOTODOK stap voor stap afscheid neemt van Big Tech

Speldenprikjes van bewustwording

Die vraag borrelde al langer onder de oppervlakte. Al vanaf de vaste vestiging in 2014 voelde het team een grote verantwoordelijkheid voor de kunstenaars met wie ze werken. Het gaat vaak om makers die vanuit een kwetsbare positie hun verhaal doen: denk aan fotografen die werken in conflictgebieden of kunstenaars die vertellen over seksueel misbruik. “De informatie die we (intern) delen van onze kunstenaars — bijvoorbeeld de facturen of mensen die op foto’s zijn vastgelegd — ligt heel gevoelig. Dat was onze reden om ook in onze organisatie rondom IT verder te kijken en onszelf in eerste instantie af te vragen: hoe ziet onze techniek eruit? En wat vinden wij daarin belangrijk?” vertelt Femke. 

Toen corona in 2020 de wereld stilzette, kwam dit proces in een stroomversnelling. Terwijl de deuren fysiek sloten, moest FOTODOK net als veel culturele organisaties digitaal alle zeilen bijzetten om te overleven. “Corona heeft laten zien hoeveel er digitaal kan. En dat is ontzettend van waarde geweest. We bereikten mensen aan de andere kant van de wereld met een talentenprogramma; dat was te gek!” aldus Femke. Ze vervolgt met: “Maar het dwong ons ook tot een nieuwe vorm van creativiteit. Omdat de verkoop op locatie plotseling wegviel, moesten we snel nieuwe, digitale manieren vinden om inkomsten te genereren. De digitale infrastructuur was daarmee geen bijzaak meer, maar de levenslijn van FOTODOK.” 

In de jaren daarna groeide dat besef uit tot een diepe zorg door de veranderende actualiteit. Berichten over hacks en de toenemende macht van tech-miljardairs in de wereldpolitiek voelden als speldenprikjes die de gevoeligheid pijnlijk blootlegden. “De kunstenaars met wie wij samenwerken, zijn zich heel bewust van hun kwetsbaarheid en welke rol systemen daarin spelen. En wij zijn dat mede daardoor ook steeds meer gaan worden. Ik vroeg me af: we zijn super zorgvuldig met onze materialen, maar kan ik de veiligheid van onze mensen eigenlijk wel écht garanderen? Ik zou mezelf nooit vergeven als een van onze contactpersonen iets overkomt.”

Pragmatiek als kracht: een kernteam met visie

Dit groeiende ongemak vroeg om actie, maar FOTODOK is een kleine organisatie met slechts 4 fte. Een zwaar IT-traject was ondenkbaar. De oplossing bleek echter dichterbij dan gedacht: in het team zelf. In plaats van een extern bureau in te huren, leunden ze op de expertise van hun IT-specialist. Iemand die niet alleen de techniek begreep, maar ook de waarden van de organisatie ademde. Zijn aanpak zorgde ervoor dat de digitale infrastructuur net zo zorgvuldig werd als de fysieke ontmoetingen in FOTODOK. “Hij kon de risico's scherp krijgen zonder ons oog voor menselijkheid te verliezen,” aldus Femke.

“En die kennis heb je echt zélf nodig,” legt ze uit. Door af te stappen van Big Tech ontstond de financiële ruimte om gericht te blijven investeren in die eigen expertise. De besparing op kostbare abonnementen werd omgezet in een stukje extra menskracht. “Het bedrag dat we uitsparen door licenties op te zeggen, investeren we nu in de tijd van onze IT-specialist. Zo kan hij zich blijven verdiepen en zorgen dat onze systemen meegroeien met de organisatie.” 

De transitie in de praktijk

Om de overgang voor het team werkbaar te houden, kozen ze voor een beta-periode van een half jaar. De nieuwe alternatieven draaiden naast de oude systemen, zodat iedereen in eigen tempo kon wennen. “Eerlijk gezegd had ik niet verwacht dat dat zo makkelijk en soepel zou gaan,” vertelt Femke enthousiast. De keuzes die ze maakten waren doeltreffend. Voor de interne communicatie werd Slack ingeruild voor het open-source Mattermost en Google Drive maakte plaats voor Nextcloud. Daarnaast staat alle data nu op een lokale schijf in plaats van in een onzichtbare cloud. “Nergens online, alles lokaal. En er zijn back-ups op verschillende plekken veiliggesteld.”

Zelfs het vertrouwde videobellen ging op de schop; het Zoom-abonnement van 1200 euro per jaar werd opgezegd ten gunste van Jitsi. “Jitsi werkt prima. De camerawensen zijn iets minder, maar geluid en stabiliteit zijn goed. Het draait om je basisvereisten: wat heb je nodig.” Ook de marketing werd persoonlijker en veiliger door Mailchimp te vervangen door Adrez. Zelfs de gezamenlijke agenda verhuisde van Google naar een eigen custom made kalender. En wie iets wil opzoeken? Dat gebeurt nu via Ecosia. “Het is anders dan Google, maar voor heel veel dingen is het helemaal oké.”

De digitale keuze versterkt de fysieke ontmoeting

Juist door digitaal zo bewust te kiezen, ontstond er meer ruimte voor wat FOTODOK uniek maakt: de echte, rauwe ontmoeting. “Corona heeft geleerd: je kan veel online, maar de waarde van de fysieke ontmoeting is onvervangbaar.” Voor een organisatie zonder enorme marketingbudgetten voor grote abri-campagnes, dwingt dat tot een andere, meer oprechte vorm van communicatie. De focus ligt niet op zenden naar de massa, maar op het bouwen van een community die meer betrokken is.

Dit zie je terug in hun taferelenavonden, waar mensen samen eten en praten over zware thema's als genocide of de ervaringen in een Oekraïense schuilkelder. “Er ontstaan gesprekken die je niet voor mogelijk houdt tussen overleveraars, journalisten en militairen.” Om die veiligheid te garanderen, wordt er soms zelfs bewust gekozen voor minder digitaal: bepaalde booktalks zijn via een livestream te volgen, maar de opnames worden niet meer online geplaatst zodat mensen vrijuit kunnen spreken. De opname gaat de kluis in, enkel bewaard als onderdeel van een beschermd archief, weg van de openbaarheid van het internet.

Een inspiratie voor de sector

Hoewel FOTODOK nog niet 100% ‘vrij’ is — Instagram blijft voorlopig nodig voor het bereik van en juist ook connectie met de makers — is de koers helder: er gaat geen euro meer aan advertentiebudget naar Meta. Ze focussen liever op organische content die echt 'on point' is. Femke ziet dit als een fundamentele verantwoordelijkheid voor de hele cultuursector. “We hebben de mond vol van een safe space op het podium, maar de digitale wereld is daar minstens zo belangrijk. Het is onze zorgplicht. Wat je voelt bij de mensen met wie je werkt waar ze hun leven niet zeker zijn, datzelfde vind ik van de mensen op onderduikadressen wiens data met de Odido-hack nu 'out in the open' ligt. Dit soort ontwikkelingen vind ik heel heftig.”

Haar boodschap aan collega's is krachtig: “Maak het niet te groot. Het wordt vaak aangepakt als alles of niets, maar begin gewoon eens met je mailings. Wij merkten de psychologische barrière is eigenlijk groter dan een technische. Er zijn alternatieven genoeg. Je hoeft niet met z’n allen direct over, maar dat weerhoudt je toch niet om vandaag te beginnen?”