Impact in 15 minuten: Duurzaam data opschonen voor culturele organisaties

Culturele organisaties verzamelen heel wat data. Daarvan is een groot deel erg nuttig, bijvoorbeeld publieksdata om de behoeften van je doelgroepen te onderzoeken, collectiedata, video-opnames van voorstellingen en alles wat organisaties wettelijk verplicht zijn te archiveren. Maar niet álles hoeft bewaard te worden. 

Realiseer je je dat alle digitale data die je rondstuurt en bewaart, impact hebben op het milieu? Ze kosten energie en water en ze stoten CO2 uit. 

Digital Cleanup Day is een uitgelezen gelegenheid voor culturele organisaties om bij te dragen aan duurzaamheid door digitale data op te ruimen. Kijk wat je kunt bereiken in een kwartier van je kostbare tijd. Let op: Raadpleeg altijd eerst de regelgeving met betrekking tot het bewaren en verwijderen van gegevens.

Enkele snelle acties op een rij:

1. Je mailbox opruimen

Neem vijf minuten om ongewenste e-mails te verwijderen.

• Zoek naar nieuwsbrieven die je zelden leest of reclames waar je geen interesse meer in hebt. Meld je af en verwijder ze.
• Spoor de zwaarste bijlages op door je mails te sorteren op grootte en verwijder ze of sla nuttige bijlagen lokaal op.
• Wees spaarzaam met bijlagen en cc’s wanneer je mails verzendt. Samenwerken in een online document is duurzamer dan een bestand heen en weer mailen.
• Sluit af met het legen van je map met verzonden Items en je prullenbak, anders blijven je verwijderde mails ruimte innemen en energie verbruiken.

Hiermee vermindert het energieverbruik in datacenters. Natuurlijk is mail niet het meest vervuilend: dat zijn uiteindelijk de devices waarop je ze bekijkt en de servers waarop de data zijn opgeslagen. Maar door minder opslagruimte te gebruiken dankzij het opruimen, zal IT-hardware minder snel aan vervanging toe zijn.

2. Cloud-opslag opruimen 

Neem vijf minuten om waar mogelijk bestanden uit de cloud-opslag, zoals OneDrive, Sharepoint of iCloud te verwijderen. Het verminderen van opgeslagen data in ‘de cloud’ (wat dus in werkelijkheid enorme server racks zijn in een datacenter) is cruciaal voor duurzame digitalisering, omdat dit leidt tot lagere een energiebehoefte in datacenters en een langere levensduur van servers.

• Verwijder de bestanden die je niet nodig hebt. Deze hacks helpen om hier vaart achter te zetten: Filter respectievelijk op grootte (van groot naar klein) en datum (van oud naar nieuw). Dit doe je door boven in het overzicht van bestanden te klikken op ‘Grootte’ of ‘Gewijzigd op’. Je ziet dan meteen welk soort bestanden de grootste opslagruimte vergt: waarschijnlijk video- en powerpointbestanden.
• Verwijder tijdelijke bestanden en leeg de prullenbak.

3. Bestanden op je computer en smartphone opruimen 

Besteed vijf minuten aan het opruimen van de digitale bestanden op je harde schijf en de interne opslag van je telefoon.

• Computer, Microsoft: Via je startknop typ je ‘schijfopruiming’ in en vink je aan wat je wilt verwijderen. Tijdelijke bestanden en de prullenbak worden zo razendsnel ook opgeschoond.
• Computer, Mac: Ga naar via Opslag naar Beheer en Aanbevelingen. Kies daar ‘Schoon documenten op’. Klik op grote bestanden om de zwaarste bestanden op te sporen en verwijder wat overbodig is. 
  
• Stel in dat prullenbak automatisch geleegd wordt.
• Maak mappen aan die logisch zijn ingedeeld, zodat je weet wat je bewaart.
• Ontdubbel: Zorg dat van een bestand de eindversie op één logische plek wordt opgeslagen. Stem dit ook af binnen je organisatie, zodat niet elke afdeling hetzelfde bestand op verschillende plekken archiveert.
• Smartphone: Onder instellingen bij ‘iPhone-opslag’ (iPhone), ‘Opslagruimte’ of ‘Apparaatonderhoud’ (Android) zie je hoeveel ruimte apps, foto’s, e-mails, berichten en andere zaken in beslag nemen. Verwijder overbodige bestanden. De meeste smartphones helpen je met aanbevelingen voor het opschonen van de interne opslag.

Tot slot: Noteer hoeveel MB’s je hebt verwijderd en inspireer anderen om ook op te ruimen.

Door deze eenvoudige stappen regelmatig toe te passen, help je niet alleen jouw culturele organisatie om efficiënter te werken, maar draag je ook bij aan een duurzamere digitale wereld.