Digital Cleanup; simpel en snel je mails opruimen

ICT heeft een grotere wereldwijde milieu-impact (Opent een externe link) dan de totale burgerluchtvaart. En die impact groeit, onder invloed van AI, crypto en een enorme hoeveelheid data. Het is goed je bewust te zijn dat alles wat je bewaart in de ‘Cloud’ CO2 uitstoot met zich meebrengt. We hebben het niet over iets luchtigs, maar over grote datacenters die dag en nacht onze bestanden beschikbaar houden. Dat kost energie, water en schaarse grondstoffen voor de hardware.

Een goed begin, begint bij jezelf

Een groot effect in weinig tijd bereik je met het opruimen van de mailboxen, zowel zakelijk als privé. En, meten is weten! Wat levert deze actie op? Houd tijdens de ‘Digital Cleanup’ bij hoeveel mails jij, je team of je organisatie opruimt. Het zal je verbazen hoe snel de onderstaande stappen kunnen bijdragen aan verduurzaming. Wil je zien wat de CO2-impact van jouw mailbox is? Reken het uit met e-missions (Opent een externe link)!

In 5 stappen simpel en snel je mails opruimen

1. Weg met mailafval

• Ga naar je verwijderde items / prullenbak.
• Noteer hoeveel mails er op dit moment in de prullenbak zitten.
• Om MB’s per map te noteren ga je naar ‘eigenschappen’ en/of ’map grootte’.
• Kies ‘prullenbak leegmaken’ en bevestig met ‘permanent verwijderen’.

2. Spoor je grootste mails op en weg ermee

• Sorteer de e-mail op grootte via de balk boven de inbox.
• Door je mails op grootte te sorteren, zie je bovenaan de zwaarste mails (met bijlagen).
• Kijk wat je niet meer nodig hebt en gooi het weg of kijk wat elders gearchiveerd kan worden.

3. Zoek je oudste mails op en verwijder ze

• Sorteer de e-mail op datum via de balk boven de inbox (van oud naar nieuw).
• De oudste (vergeten en onnodige) e-mail staat nu bovenaan.
• Gooi weg wat niet meer van toepassing is of kijk wat elders gearchiveerd kan worden.

Tip: Je kunt in de toekomst in Outlook ook Auto-archiveren gebruiken om automatisch mails te verplaatsen naar een archief of naar de prullenbak (onder bestand, opties, Auto-archiveren).

4. Verwijder onbelangrijke mails

Zoeksuggesties:

• Namen van oud-collega’s.
• ‘Nieuwsbrief’, ‘tikkie’, ‘automatisch antwoord’, ‘automatic reply’, ‘bevestiging’, inschrijving’, ‘aanmelding’, ‘koffie’, ‘thee’, ‘lunch’, ect.
• Gooi weg wat niet relevant meer is en meld je af voor nieuwsbrieven die je niet (meer) leest.

5. Noteer je score en leeg dan je prullenbak opnieuw

• Ga naar je ‘verwijderde items’ /prullenbak.
• Noteer voor hoeveel mails/MB’s er nu in de prullenbak zitten.
• Kies ‘prullenbak leegmaken’ en bevestig met ‘permanent verwijderen’.

De bovenstaande digitale opruimsuggesties zijn stappen op individueel niveau. Voor tips die je met je organisatie kunt doen gaan je naar https://www.digitalcleanupday.org/ (Opent een externe link)

Als laatste punt: Ook apparatuur als telefoons, laptops en servers verdienen een lang, refurbished leven totdat ze toe zijn aan recycling.

Gefeliciteerd met je schreden naar een groenere IT!

Meer lezen:

Groene IT. 10 acties voor culturele organisaties Groene IT in cultuur. 10 acties voor jou en je organisatie | DEN