DEN + TwynstraGudde = training Digitale strategie voor cultuurorganisaties

Wanneer is een digitale strategie succesvol?

Een digitale strategie gaat verder dan een document met mooie plannen: het wordt pas effectief wanneer het binnen de gehele organisatie gaat leven. Een digitale strategie is succesvol als medewerkers en betrokkenen er actief naar handelen, deze uitdragen en hun beslissingen ermee onderbouwen. Een digitale strategie maakt dan ook onlosmakelijk deel uit van de bredere organisatiestrategie. In de culturele sector ligt de focus op het relevant houden van theaters, musea en makers in een wereld die continu digitaliseert. De wereld biedt 24/7 toegang tot kunst, cultuur en informatie, vaak aangedreven door AI. Dit betekent dat nieuwe generaties op een andere manier omgaan met cultuur en hun vrije tijd anders inrichten dan voorheen.

Voor culturele instellingen is het cruciaal zich te heroriënteren en zich aan te passen aan deze veranderende context. Het ontwikkelen van een heldere digitale strategie helpt hierbij door concrete richtlijnen te bieden voor het benutten van digitale kansen en het omgaan met risico’s. Zo’n strategie vormt een praktische leidraad om gezamenlijke ambities te realiseren en toekomstbestendig te blijven.

Wat is het belang van het ontwikkelen van een digitale strategie?

Een digitale strategie ontwikkelen betekent dat een organisatie de tijd neemt om stil te staan bij waar ze nu staat en waar ze over vijf tot zeven jaar wil zijn. Dit proces stimuleert reflectie op de eigen relevantie, zowel voor het huidige als voor toekomstige publiek. Het dwingt organisaties om dieper na te denken over de vraag: wat willen we bereiken, en hoe blijven we van betekenis? Dit geldt niet alleen voor de bezoekers die nu al bereikt worden, maar juist ook voor diegenen die nog niet bereikt zijn.

Bij culturele instellingen blijkt uit ervaring dat het proces van strategisch nadenken vaak als waardevol wordt ervaren, juist omdat het dwingt tot het nemen van tijd voor zelfreflectie en het stellen van kritische vragen. Zo komen thema’s aan bod als: weten we wat ons toekomstige publiek wil? Is onze digitale infrastructuur klaar voor verdere ontwikkelingen? Beschikken we over de juiste kennis en vaardigheden? En zien alle medewerkers, inclusief de leiding, het belang van een digitale transformatie? Het beantwoorden van deze vragen levert niet altijd direct concrete oplossingen op, maar een strategie geeft wel richting en houvast om hier stapsgewijs aan te werken.

Hoe zijn jullie tot deze benadering voor het ontwikkelen van de strategie?

Samen met DEN hebben we nagedacht over de essentiële onderdelen van een digitale strategie specifiek voor culturele instellingen. Veel van deze organisaties beschouwen digitale transformatie als een uitdaging, soms zelfs als een intimiderend concept. Daarom is gekozen voor een praktische benadering, waarbij het technische jargon zoveel mogelijk is vermeden. De focus ligt op het samen nadenken over een strategie en deze breed in de organisatie laten landen. Zo creëer je draagvlak en zorg je ervoor dat de digitale transformatie meer wordt dan alleen een papieren werkelijkheid.

Het succes van een digitale strategie hangt sterk af van de mate waarin het door de leiding van de organisatie wordt gedragen. Het is belangrijk dat de eindverantwoordelijke binnen de organisatie niet alleen betrokken is bij de ontwikkeling ervan, maar deze ook actief uitdraagt en zorgt voor de uitvoering. Het opstellen van een strategie vraagt namelijk om het maken van keuzes: wat krijgt prioriteit en wat kan eventueel later? Digitale transformatie vergt tijd en middelen, en dat kan ten koste gaan van reguliere activiteiten en andere projecten. Leiderschap speelt een cruciale rol in het onderbouwen van deze keuzes en in het waarborgen dat de doelen worden bereikt. Het DEN-raamwerk biedt hiervoor een praktische structuur met alle benodigde componenten en dient als een gids voor doelgerichte actie.

Drie tips voor culturele instellingen bij het ontwikkelen van een digitale strategie:

1. Neem de tijd en geef medewerkers de ruimte
   Het opstellen van een digitale strategie is geen kwestie van invullen, maar een proces dat vraagt om gesprekken en reflectie. Juist door samen in gesprek te gaan, ontstaan er gedragen ambities die leiden tot een concreet en helder plan. Dit vergt tijd en inspanning, maar levert uiteindelijk meer op dan een snel opgesteld plan zonder betrokkenheid.
2. Leer van anderen en werk samen
   Het ontwikkelen van een digitale strategie is een uitdaging die veel instellingen delen. Samenwerking biedt hierbij kansen: door van elkaar te leren, inspiratie op te doen of zelfs samen aan een strategie te werken, vooral als organisaties in dezelfde regio of sector actief zijn. Zo ontstaan mogelijkheden om gezamenlijke capaciteit en middelen efficiënter te benutten, bijvoorbeeld door gezamenlijke digitale diensten te ontwikkelen. Overweeg zelfs om verder te kijken dan alleen culturele instellingen en samen te werken met partners uit de wetenschap, het bedrijfsleven of internationale organisaties. Dit opent nieuwe perspectieven en kan tot betere resultaten leiden.
3. Zorg voor duidelijk leiderschap en eigenaarschap
   Het initiatief voor zowel het opstellen als het uitvoeren van een digitale strategie ligt idealiter bij de eindverantwoordelijke van de instelling. Deze persoon heeft de taak om de strategie niet alleen te onderschrijven, maar deze ook actief uit te dragen. Besluiten dienen in lijn te zijn met de bredere organisatiestrategie en het is essentieel om ervoor te zorgen dat de strategie ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Periodieke evaluatie en bijstelling waar nodig helpen om op koers te blijven en doelstellingen te realiseren.

Welke ambities heeft DEN voor de toekomst? En sluit dat aan bij jouw persoonlijke ambitie?

Als organisatie willen we dat de komende jaren het merendeel van de culturele organisaties een heldere digitale strategie heeft. Mijn persoonlijke ambitie is dat duurzaamheid een plek krijgt in alles wat we doen. Dat houdt ook in dat we onze eigen bedrijfsvoering gaan meten en verduurzamen.

Hoe zie jij DEN over vijf jaar? Denk je dat jij er dan nog werkt?

We proberen altijd in de toekomst te kijken en een beeld te schetsen waar we over vijf jaar staan, maar de praktijk leert dat het altijd anders gaat. Neem bijvoorbeeld covid, dat zag niemand aankomen. Over vijf jaar denk ik dat DEN nog altijd zoveel mogelijk kennis en context aan culturele instellingen meegeeft, zodat ze goed afgewogen beslissingen kunnen nemen. In dat geval ben ik er over vijf jaar zeker nog bij.