Tips voor het maken van een goede briefing voor een digitaal project

1. Stuur je briefing naar de juiste partijen

Voordat je een briefing maakt, is het slim om te onderzoeken welke bedrijven je wilt benaderen. Hebben ze ervaring in jouw sector, en een soortgelijk product al eens ontwikkeld? Of een werkwijze die bij jullie past? Veel digitale bureaus werken met een agile methode, kan dat ook voor jullie werken? Allemaal vragen die je van tevoren kan uitzoeken. Zo voorkom je straks iemand te moeten afwijzen om een reden die je nu eigenlijk al weet.

 2. Vergelijk appels met appels

Als je een briefing maakt, stuur deze dan niet naar totaal verschillende partijen, maar benader partijen die een beetje op elkaar lijken. Een internationaal tech-bedrijf en het kleine ontwerpbureau om de hoek werken met andere budgetten en methodes. Dat kan leiden tot totaal verschillende voorstellen, waarbij de ene partij bijvoorbeeld acht keer zo duur is als de ander. Maak daarom vooraf een keuze in welk type bureau het beste bij jullie project past.

3. Plan het project intern alvast in

Een briefing maken betekent ook nadenken over de interne planning. Een digitaal project vraagt niet alleen tijd van de opdrachtnemer, maar ook van jullie. Probeer het project daarom eerst bij jullie intern in te plannen. Wie leidt het project? Welke collega’s moeten feedback geven? En zijn er cruciale teamleden die straks op vakantie zijn? Door een grove planning te maken, kom je tot een realistische tijdlijn die je in de briefing zet. Een onhaalbare deadline noemen – over één maand moet de website live - komt niet heel professioneel over en leidt tot beloftes die niemand waar kan maken.  

4. Wees open over het pitchproces

In je briefing noem je natuurlijk een deadline voor het indienen van de voorstellen. Maar vertel ook of er een vragenronde komt, of je een presentatie van het voorstel verwacht en hoe lang jullie nodig hebben om alle voorstellen te beoordelen. Geef partijen bovendien genoeg tijd om een goed voorstel te maken – als jullie drie maanden over de briefing hebben gedaan, verwacht dan niet dat bureaus in twee weken een perfect plan opleveren. 

5. Noem je budget

Veel organisaties vinden het spannend om een budget te noemen in hun briefing. Maar waarom? Zonder budgetindicatie loop je het risico dat voorstellen ver boven jullie budget ligt, en dat je achteraf moet schrappen. En dat is zonde. Een briefing met een duidelijk budget helpt opdrachtnemers om een realistisch voorstel te doen en geeft duidelijke kaders aan. Denk ook na over welke functionaliteiten écht op maat moeten en waar bestaande oplossingen volstaan. Je budget stuurt deze keuzes.

6. Vraag om eerder werk

Het beste bewijs dat een partij een goed ticketsysteem kan bouwen of een vernieuwende huisstijl kan ontwerpen, is laten zien dat ze dit al eerder hebben gedaan. Het geeft namelijk een mooi beeld van de ervaring en werkwijze van de opdrachtnemer. Vraag daarom naar voorbeelden van vergelijkbaar werk en vraag door: Wat ging er goed? Wat had beter gekund? Dit helpt je inschatten of hun definitie van succes aansluit bij die van jullie.

7. Vertel wat jullie zelf kunnen – en wat niet

Het is slim om in je briefing open te zijn over de sterke- en ontwikkelpunten binnen je eigen team. Ook is belangrijk om bij het maken van een briefinghelder te communiceren over jullie eigen capaciteiten. Hebben jullie bijvoorbeeld al ervaring met bepaalde technologieën? Kunnen jullie zelf content maken, en is daar tijd voor? Door dit vooraf te benoemen, kunnen opdrachtnemers beter inspelen op jullie behoeften. Werken jullie bijvoorbeeld al agile, of willen jullie hier juist in groeien? Hoe meer informatie je deelt, hoe beter het voorstel van de opdrachtnemer aansluit bij jullie situatie.

Wil je een effectieve briefing maken? Gebruik deze 7 tips om een helder en compleet document op te stellen. Een sterke briefing zorgt voor betere voorstellen, een soepelere samenwerking en vormt een stevige basis voor jouw digitale project. Veel succes!