Klassiek zilver in verrassende digitale vorm
Hoe ga je aan de slag met digitaal als je strategie op dit gebied nog in de kinderschoenen staat? Bij het Zilvermuseum in Schoonhoven weten ze er alles van. De organisatie volgde de workshop Digitale Strategie: hier begin je! van DEN, die hen hielp te dromen, prioriteiten te stellen en tot uitvoering te komen.
Veel organisaties zullen het herkennen: je weet dat je een digitale strategie nodig hebt om verder te komen, maar dat blijkt in de praktijk toch lastiger dan gedacht. Ook het Zilvermuseum zat lange tijd in dat schuitje. ‘Vorig jaar zomer gingen we aan de slag met ons nieuwe beleidsplan voor de komende vier jaar,’ blikt hoofd marketing & communicatie Ingeborg Dijkman terug. ‘Daarin wilden we onze digitale doelen graag een plek geven. Maar waar begin je?’
Binnen de organisatie leefden al allerlei ideeën om met digitaal aan de slag te gaan. ‘We koesteren bijvoorbeeld al heel lang de wens onze collectie verder te digitaliseren en op een aantrekkelijke manier te presenteren aan het publiek. Ook willen we meer digitale middelen gebruiken om onze collectie aan onze fysieke bezoekers te presenteren en zo meer tot leven te brengen. Zilver is een vrij klassiek onderwerp, dat erg gebaat kan zijn bij zulke verrassende manieren van presenteren.’
Om al die plannen ten uitvoer te brengen, zijn wel geld en capaciteit nodig. ‘Wanneer we een fonds wilden aanvragen, merkten we dat onze onderliggende digitale strategie nog niet op orde was,’ vertelt Dijkman. ‘We hadden een goed overkoepelend verhaal nodig waarin zulke interventies passen.’
Van ons allemaal
Een incompany workshop bij (de Academie van) DEN bleek de oplossing. ‘Ik wilde bij dit proces graag zoveel mogelijk collega’s betrekken. Digitaal is tenslotte van ons allemaal: al onze medewerkers zijn op hun eigen manier bezig met online systemen, of hebben er misschien wel goede ideeën over.’
Het activeren van de collega’s begon al bij de digitale transformatie-scan die alle deelnemers vooraf moesten invullen, plus een korte vragenlijst over wat zij graag wilden behouden, ontwikkelen of afbouwen op digitaal gebied. ‘We werden toen al flink aan het denken gezet,’ herinnert Dijkman zich. ‘Allerlei ideeën kwamen naar boven, bijvoorbeeld over de vormgeving van onze online kennisbank en manieren om de publieksbeleving op zaal te verbeteren.’
De workshop hielp om verschillende ideeën samen te brengen in één strategie. ‘We waren eerder vrij versnipperd bezig. Nu kunnen we onze plannen beter vatten in een structuur. Daardoor stellen we ook makkelijker doelen én kunnen we beter samenwerken met andere partijen. Voor het creëren van een digitale collectiebank kunnen we bijvoorbeeld optrekken met archieven, maar ook met andere musea die zich bezighouden met ambachten, zoals aardewerk en keramiek. Zo geven we het zilversmeden direct ook meer context.’
‘We denken nu sneller in digitale oplossingen en kunnen onze plannen nu beter vatten in een structuur, waardoor we makkelijker doelen stellen en samenwerken met andere partijen.’
Met de tijd mee
Niet iedereen binnen de organisatie zag direct de meerwaarde van een digitale strategie in, geeft Dijkman toe. ‘Men keek vooral naar hoeveel werk het zou kosten en minder naar wat het zou opleven. Mede dankzij de workshop leeft nu meer het besef dat we met de tijd mee moeten. Ik heb het mandaat gekregen om hiermee aan de slag te gaan. Daardoor denken we nu sneller in digitale oplossingen. We onderzoeken nu bijvoorbeeld of we in ons museum kunnen laten zien hoe zilver wordt gemaakt, bijvoorbeeld met een VR-experience.’
De workshop heeft ook geholpen prioriteiten te stellen. ‘Niet alles kan tegelijk. Een digitale strategie kan soms voelen als een enorme klus. Door ook kleine successen te vieren, houden we het behapbaar.’
Vervolgtraject
Voor het vervolgtraject klopt het Zilvermuseum opnieuw bij DEN aan. ‘We hebben ons opgegeven voor het programma Digitale Daadkracht, waarin je in acht maanden je eigen project tot uitvoering brengt. In die tijd willen wij een projectplan opstellen voor het verder digitaliseren van onze collectie, inclusief financieel plaatje en mogelijke samenwerkingspartners. Ook willen we graag meer onderzoek doen naar de wensen van onze gebruikers, zowel in het museum als online. Wij hebben allerlei ideeën, maar misschien willen zij wel iets heel anders.’
Tips van het Zilvermuseum
- Maak je digitale strategie onderdeel van je strategie als geheel. Een digitale strategie staat nooit helemaal op zichzelf: die hoort een plek te krijgen binnen de strategie van de complete organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de samenhang met de marketing en communicatie van je organisatie: hoe krijgt digitaal daarin vorm?
- Wees samen verantwoordelijk. De digitale strategie kan niet door één persoon gedragen worden. Dat maakt het proces te kwetsbaar. Stel een team op van verantwoordelijken, die samen zorgen voor nog meer draagvlak binnen de organisatie.
- Werk samen met andere organisaties. Veel instellingen lopen met dezelfde vragen rond, maar weten dat niet van elkaar. Zoek elkaar op en wissel kennis uit. Daar heb je allemaal iets aan.
- Houd digitaal op de agenda. Je digitale strategie is nooit af: digitale vraagstukken blijven altijd om aandacht vragen. Blijf je als organisatie op digitaal vlak ontwikkelen. Alleen zo blijf je bij de tijd.
