Aan de slag met standaardisatie

Culturele instellingen zijn soms wat huiverig als de term ‘standaardisatie’ valt. “Dat is echt niet nodig”, benadrukt Loes. “Standaardisatie lijkt lijnrecht tegenover authenticiteit te staan, iets dat voor instellingen zo belangrijk is. Artistieke producten zijn uniek en dat moet ook zo blijven. Maar elke instelling heeft ook een bedrijfsvoering en die hoeft niet uniek te zijn. Door bedrijfsprocessen te standaardiseren krijg je juist veel meer zicht op je publiek. Die kennis kun je gebruiken om producten verder te ontwikkelen, passend bij de doelgroep of een nieuwe doelgroep die je wilt aanboren.”

De tijd tikt, vindt Loes. “Als culturele sector moeten we voorkomen dat we achter de feiten aanlopen. Het is beter als de sector zichzelf organiseert dan dat een andere, commerciële partij het oppakt en op een gegeven moment de touwtjes in handen heeft. Daarnaast willen we als sector meer en diverser publiek bereiken. Om dat te realiseren moet je weten wie er komt, waarom en waar ze naartoe gaan. Als je dat goed wilt analyseren, dan heb je echt standaarden nodig. Anders zijn analyses onbruikbaar.”

Dezelfde taal spreken

In juli en september komen tijdens twee expertsessies onderzoekers, IT’ers en mensen die in de dagelijkse praktijk met publieksdata werken bij elkaar. “We zullen het eerst met elkaar hebben over het belang van dit proces: waarom is het verstandig te standaardiseren? We willen dat iedereen daar echt van doordrongen is. Daarna ligt de focus op het proces. We willen een duidelijke aanpak afspreken die als een soort machine functioneert, zodat we binnen de sector allemaal dezelfde taal gaan spreken op het gebied van publieksinformatie. Dat moet uiteindelijk resulteren in een ‘woordenboek’. In mijn rapport heb ik al een aantal termen op een rijtje gezet. Met de experts gaan we aan de hand daarvan toetsen of het proces werkt.”

Binnen de IT-wereld zijn er veel ‘feature requests’, verzoeken van gebruikers om aanpassingen door te voeren in een systeem. “Hoe daarmee wordt omgegaan is heel leerzaam. Hoe haal je wensen op, hoe categoriseer en prioriteer je die? Rekening houdend met beperkte middelen en beperkte tijd kunnen wij dat voorbeeld goed gebruiken om tot een proces te komen voor het definiëren van standaarden. En ook om deze in de toekomst up-to-date te houden, want standaardisatie is een continu proces.” De sessies worden begeleid door iemand van buitenaf; Gyan Zondervan van The Cultivators. “Dat is heel fijn, hij kijkt met een frisse blik naar onze sector. En we hoeven als culturele sector ook het wiel niet opnieuw uit te vinden. Op veel andere plekken is standaardisatie ook al doorgevoerd of wordt daaraan gewerkt. Van die kennis maken we gebruik.”

Makkelijke én ingewikkelder termen

Loes kijkt uit naar de expertsessies. “Ik laat me dolgraag verrassen. Ik ben heel benieuwd welke termen als meest relevant worden gezien. In deze fase zullen we een mix samenstellen van relatief makkelijke begrippen – denk aan ‘ticket’ – en wat ingewikkelder termen. Wil je bijvoorbeeld vastleggen wat je onder een ‘digitale bezoeker’ verstaat, dan is dat vrij complex. Daar zullen we dus niet mee beginnen. Ook iets als ‘genre’, de inhoudelijke categorisering van een product over sectoren heen, is iets heel ingewikkelds. Het zou wel heel waardevol zijn als we dat in de toekomst kunnen definiëren. Veel mensen gaan zowel naar het theater, de bioscoop, het museum als de bibliotheek. Als we categorieën kunnen bedenken die van toepassing zijn op zowel een boek als een theaterstuk, dan kun je interessante kruisverbanden leggen.”

We moeten gewoon beginnen

‘Klein beginnen om groots te eindigen’: dat is het uitgangspunt van de eerste expertsessie in juli. Parallel daaraan gaan we kijken hoe we het ontwikkelen van een onafhankelijke standaard ook organisatorisch kunnen borgen. Die twee trajecten komen dit najaar samen, dan combineren we dus vorm en inhoud, en weten we waar we aan toe zijn.

“We kunnen met elkaar belangrijke stappen zetten en dat moet ook echt gaan gebeuren. Instellingen zien elkaar nog vaak als concurrent, terwijl eigenlijk andere vrijetijdsbestedingen een veel grotere concurrent zijn. Netflix, het restaurant om de hoek: dáár moet je als theater of museum ook tegenop boksen. Juist daarom moeten we als sector sterker worden.” Standaardisatie draagt daaraan bij en hopelijk wordt dat in de toekomst iets vanzelfsprekends. “Als er een btw-wijziging is, dan verwerkt iedereen dat in zijn systemen. Als het om standaarden en definities gaat, zou je eenzelfde autoriteit willen krijgen. Daar zijn we nu nog niet, maar we kunnen al wel aan de slag. We moeten gewoon beginnen. Neem een voorbeeld als Chat GPT, dat is gebouwd zonder dat ze wisten welke vragen er allemaal gesteld zouden worden. Kijk je naar standaardisatie, dan moeten we van start met het proces, termen en definities. Dan gaat het vanzelf uitgroeien, als een olievlek.”

Ook ideeën of wensen over de standaardisatie van definities of over het proces? Laat het dan weten via publieksdata@den.nl (Opent een externe link).