Digitaliseren is een complex proces waarvoor veel kennis nodig is en waarbij veel partijen betrokken kunnen zijn. Het omvat aanzienlijk meer dan alleen een handeling waarbij een foto onder een scanner wordt gelegd. Een digitaliseringsproject bestaat uit allerlei activiteiten, zoals het bepalen van doelstelling en doelgroep, het selecteren van collecties voor digitalisering, het scannen en beschrijven van objecten en het opslaan, toegankelijk maken en beheren van digitale bestanden.
Deze leidraad is bestemd voor de medewerkers van erfgoedinstellingen die verantwoordelijk zijn voor het maken van projectplannen, maar ook voor opdrachtgevers, beslissers, projectleiders en uitvoerders van digitaliseringsprojecten. Als eerste worden de organisatorische aspecten van digitaliseren besproken. Uitgangspunt is dat digitaliseren deel uitmaakt van het informatiebeleid van een instelling en projectmatig plaatsvindt.
Vervolgens worden technische en methodische aspecten van digitaliseren (van apparatuur en de beeldbestanden die daarmee kunnen worden geproduceerd tot beschrijvingsschema's, standaarden en metadata) en multimediapresentaties (architectuur en navigatie) belicht. Doorslaggevend voor wijze van digitaliseren zijn de eigenschappen van het te digitaliseren materiaal en de functie die het digitale materiaal krijgt.
Voor het realiseren van een project moet vaststaan wie daarbij betrokken zijn: alleen mensen van de eigen instelling of ook mensen van buiten. In het hoofdstuk Wie digitaliseert worden argumenten aangevoerd voor zelf doen of uitbesteden.
Daarna wordt beschreven hoe digitaal materiaal het best gebruikt, onderhouden en geactualiseerd kan worden. De resultaten van digitaliseren moeten duurzaam toegankelijk zijn en zorgvuldig onder de aandacht worden gebracht.
De leidraad eindigt met financiële aspecten: de factoren die bepalend zijn voor de kosten van digitaliseren. Personele kosten vormen veruit de grootste post. Aansluitend wordt in twee afzonderlijke bijlagen nader ingegaan op auteursrechtelijke vergoedingen en subsidies.
De inhoud van deze leidraad zal geregeld worden geactualiseerd. Reacties, suggesties en aanvullingen zijn welkom bij Digitaal Erfgoed Nederland, Postbus 90407, 2509 LK Den Haag; e-mailadres:
den@den.nl.